Правда полягає в тому, що розвинути цю передачу навичок не так складно, і як тільки ви її освоїте, ви зможете пройти навіть найскладніші часи та стати більш ефективними в процесі.
Все, що вам потрібно зробити, - це зробити кілька налаштувань до вашого звичайного розкладу, і ми перерахували кроки, які потрібно виконати, щоб досягти своєї мети стати краще організованою.
1. Складіть план
Без належного планування певні деталі, ймовірно, потраплять через щілини. Тож, над чим би ви не працювали, важливо витратити час на з'ясування того, які інструменти та ресурси потрібні, скільки часу потрібно для виконання завдання та яка правильна стратегія слід дотримуватися.
Це стосується і ваших кар’єрних цілей. Наприклад, скажімо, що ви хочете заохотити до кінця року. Для того, щоб це сталося, вам доведеться довести, чому ви цього заслуговуєте, і що ви маєте всі необхідні професійні навички, - тому поставте собі кілька досяжних цілей, щоб працювати і залишати вас мотивованими протягом року.
2. Створіть список справ
Щодня складайте новий список справ із усіма речами, які потрібно зробити за день (навіть якщо це щось просте, як подача заявок або покупки їжі). Роблячи це, ви нічого не забудете, і ви також відчуєте себе більш продуктивними, коли відмічаєте виконання завдань.
Щоб підняти речі на новий рівень, визначте їх із списком із високого до низького пріоритету. Це можна зробити за допомогою кольорового кодування чи нумерації елементів, щоб ви могли знати, які з них потрібно заповнити першими. З цього приводу іноді простіше підготувати свій список наприкінці наступного дня - таким чином ви зможете повернутися до справи, як тільки прокинетесь.
3. Робіть замітки на нарадах
Якщо ви опинитесь на черговій нудній робочій зустрічі, ви можете подумати, що вам не потрібно робити жодних записок і просто запам'ятаєте все, що обговорювалося. Але давайте будемо чесними: як тільки ви виходите з кімнати, ви моментально забуваєте, з чого повинна була початися вся суть зустрічі.
Ведення записів допоможе вам у довгостроковій перспективі, особливо коли ваш начальник консультує вас щодо інструкцій щодо завершення конкретного проекту. Таким чином, вам не доведеться турбувати їх питаннями (які, ймовірно, вже були розглянуті на зустрічі), і ви фактично зможете продемонструвати, наскільки ви організовані та ініціативні.
4. Використовуйте щоденник
Щорічний щоденник чи календар дійсно можуть допомогти вам зібрати свої думки та організуватися. Використовуйте його для планування зустрічей, складання меню їжі на тиждень і записуйте всі свої завдання, а також виділяйте час для кожної події, щоб забезпечити максимально корисний день. З цього приводу, швидше за все, ваш день не піде точно так, як заплановано (наприклад, може з’явитися зміна в останню хвилину, яка потребує вашої невідкладної уваги), тому надайте деякий час для надзвичайних ситуацій.
5. Знежирити свій мозок
Не секрет, що стрес на робочому місці утримає вас від виконання своєї роботи. Ви лише зайво втратите час, переживаючи речі. Ось чому важливо, щоб ви розряджали свій мозок і бралися за одне завдання за один раз - і не намагалися багатозадачно і занадто багато виконувати за один раз.
Ви також можете спробувати медитувати вранці, щоб позбутися від будь-якого стресу і негативних думок. Насправді, нещодавнє дослідження впливу уважності та стресу на робочому місці виявило, що після семи тижнів медитації учасники показали посилене підвищення рівня обізнаності.
6. Інвестуйте в папки для зберігання
Дивно, що вплив декількох шматочків канцтоварів може зробити на вашу психіку та загальну організацію. Незалежно від вашого будинку, класу чи офісу, вкладення в деякі контейнери для зберігання, папки та лотки, щоб розділити свої речі, зробить вас миттєво краще.
7. Позначте свої документи
Який сенс мати нові і блискучі файли, якщо ви не знаєте, що в них? Щоб по-справжньому скористатись перевагами вашого новоорганізованого письмового столу або шаф-купе, використовуйте етикетки, щоб визначити, що є у кожному з контейнерів для зберігання. Таким чином ви заощадите час на просіюванні через купи стовпчиків паперу або коробки з одягом, щоб знайти потрібні вам речі.
8. Майте групу "To-Do" і "Done"
Якщо ви маєте справу з декількома різними завданнями одночасно, зберігання двох окремих лотків (одного для завдань, які потрібно виконати, а іншого для вже виконаних завдань) може виявитись надзвичайно корисним. Ви навіть можете розділити завдання в лотку "Здійснення" за допомогою прозорих аркушів, щоб ви знали, скільки ще залишається діяти.
9. Створіть власну систему подачі заявок
Хороша персональна система подачі документів є важливою для будь-якого фахівця. Наприклад, ви можете створювати файли за допомогою папок і розділяти документи за категоріями: рахунки-фактури, квитанції, медичні записки, контракти, проекти тощо. Залежно від способу життя, у вас буде власний бажаний метод, будь то в паперовій формі або за допомогою електронних пристроїв.
10. Організуйте свій робочий стіл
Якщо ви винні в тому, що у вас брудний робочий стіл, прийшов час сортувати. Почніть перетягувати вільні документи в категоризовані папки. Ви навіть можете організувати систему на спільному сервері. Наприклад, якщо є посібник, за яким всі ваші колеги чи однокласники дотримуються, але файли зберігаються всюди, ви можете їх організувати в одну акуратну папку, яку легко знайти кожен.
11. Викиньте непотрібні предмети
Ми всі винні в тому, що ми зберігаємо предмети, які нам не потрібні, будь то порожня пляшка дезодоранту в нижній частині нашого розіграшу або роздруківки від двох років тому.
Настав час позбутися від усього цього непотрібного мотлоху та мати більш чистий робочий простір чи дім. Виділіть собі півгодини наприкінці дня кожної п’ятниці, щоб викинути непотрібні предмети та організуватися, щоб ви готові почати знову до того часу, коли понеділок повернеться.
12. Використовуйте технічні засоби
У сучасну цифрову епоху існує тисячі програм, які допомагають нам залишатись зосередженими та організованими. Якщо ви віддаєте перевагу використанню технологічних пристроїв, ви можете скористатися кількома програмами, які допоможуть вам залишатися на шляху. Деякі чудові рекомендації включають Evernote для ваших списків справ, Beep Me для встановлення нагадувань (лише для iOS), TripIt для організації подорожей та Last Time для відстеження всіх завдань.
13. Керуйте своїм часом
Вміння ефективно керувати своїм часом - одна з найкорисніших навичок, яку ти можеш мати у житті. Якщо ви приділите собі певну кількість часу, щоб виконати один із своїх обов'язків, ви зможете обрізати зайві години свого дня.
Отже, замість того, щоб скаржитися на те, що "не вистачає годин у день", ви тепер зможете розумно використовувати ці години, забезпечуючи повне, якщо не все, більшість того, що ви вирішили зробити.
14. Будь раннім птахом
Ви швидше за все досягнете більше свого дня, якщо прокинетесь рано. Тож замість того, щоб піднятися з ліжка о 8:30, коли вам потрібно бути в офісі чи класі о 9 ранку, чому б не прокинутися трохи раніше? Ви зможете добре поснідати і, можливо, навіть стиснути швидку тренування. Це не тільки забезпечить вам неспання і сповнене енергії, але і підготує вас на наступний день.
15. Навчіться делегувати
Вміння добре делегувати - це набутий навик, якого не вистачає багатьом професіоналам. Вам слід визначити, якими навичками володіють ваші сучасники та як їх можна використовувати для досягнення найкращих результатів для всієї команди. Пам'ятайте: хоча ви можете все зробити самостійно, це не буде продуктивно. Хтось із вашої команди може насправді мати кращий досвід у виконанні певних завдань, залишаючи вам зосередитися на інших важливих питаннях.
Які ваші улюблені поради та рекомендації щодо організації? Приєднуйтесь до розмови нижче, щоб повідомити нам…
