Але це не повинно - і не повинно бути таким. Дійсно, якщо проводити належним чином, зустрічі можуть бути високоефективним інструментом. Головне - зробити їх не просто переносимими, а насправді продуктивними - і щоб витратити час, який кожен витрачає далеко за свої столи, не витрачати.
Отже, як це можна зробити? Що ж, з деяким попереднім плануванням і ноткою здорового глузду, власне. Ось декілька ідей для зустрічей команди, щоб отримати найкраще від своєї команди.
1. Переконайтесь, що зустріч насправді необхідна
У більшості випадків прозорість в організації є хорошою справою. Безумовно, слід заохочувати повідомлення персоналу про більш широку картину. Але чи дійсно для оновлень компанії потрібні всі інструменти для скидання протягом години, чи можна їх поширити електронною поштою? Або, якщо ви використовуєте інструменти спільної роботи, де кожен може бачити індивідуальний прогрес у певному проекті, чи вам справді потрібно налаштувати зустріч, щоб запитувати людей про оновлення статусу?
Це може здатися здоровим глуздом, але команди все ще витрачають цінний час на висвітлення тем, про які не потрібно обговорювати. Це створює негативне ставлення до зборів, і це може сприйматись як робота, а не як важлива діяльність на робочому місці. Намагайтеся натомість називати зустрічі лише тоді, коли хочете щось просунути вперед або там, де потрібно сказати щось важливе, а не переходити через ту саму стомлену землю. Пам'ятайте: мати зустрічі - це не погано - але занадто багато є.
2. Почніть свої зустрічі з ударом
Коли ви все пройдетеся в кімнату і займете свої місця, швидше за все, ніхто не буде готовий до зустрічі. Більшість людей, ймовірно, все ще замислюються над завданням, яке їм було знято, тоді як решта просто сподіваються, що наступні години не надто болісні.
Ось чому важливо швидко привернути увагу людей і зосередити їх розум. Ви, мабуть, цього не досягнете, запустивши детально мікроаналіз останніх щоквартальних прогнозів маркетингу, тому замість цього спробуйте коротку вікторину чи розробок. Це розслабить людей і скеровує їх розум від їх роботи, а також залучить їх до загального процесу. Крім того, зіграйте кумедне відео або розкажіть цікаву історію - що-небудь, щоб оновити та стимулювати свою команду.
3. Мати напрямок
"Майте порядок денний" - це, мабуть, найбільш зловживана інструкція в настанові про збори команди - освячена одними та насмішками іншими - але це враховує. Зрештою, досягти цілей своєї зустрічі дуже важко, якщо ти не знаєш, які ці цілі.
Головне - чітко знати, що ви хочете, щоб статися, і залишатися на цьому курсі; мантра, яка може здатися розумною, але не помічає схильності майже будь-якої зустрічі до безнадійного виходу з кулі. Щоб боротися з цим - або принаймні містити його - корисна ідея призначити когось (або себе, або колегу), щоб він виступав сторожою та тримав речі в правильному напрямку.
Це не означає, що ви повинні закривати або ігнорувати будь-які хороші моменти лише тому, що вони не пов’язані між собою. Якщо хтось порушує питання, яке варто обговорити далі, але не пов'язане з поставленими цілями, запишіть його в протокол наступної зустрічі.
4. Робіть перерви
Для коротших зборів це може не застосовуватися, але для всього, що триває до години плюс, важливо забезпечити, щоб усі в кімнаті мали хоча б одну коротку перерву. Це може бути важко зосередитись, коли ви кидаєтесь в туалет або відчайдушно закурили сигарету, і немає сенсу намагатись підстрибувати ідеї з людьми, коли їм фізично не комфортно.
Також важко брати велику кількість інформації та пропонувати змістовні внески, коли ви були на ній протягом 40 хвилин; навіть пару хвилин для швидкого розтягування ніг можуть активізувати людей і дати можливість їхньому мозку поглянути на речі по-іншому.
5. Залучіть ВСЮ свою команду
Однією з причин того, що зустрічі іноді можуть виходити з ладу, є те, що це завжди одні і ті ж голоси, що домінують щотижня. Окрім того, що це призводить до відключення інших, це також означає, що весь потенціал команди не використовується. Наприклад, один із ваших тихіших і інвертованих членів команди може мати ідеальне рішення певної проблеми, але може не відчувати себе комфортно говорити та ділитися нею.
Ось де лягає тягар на того, хто веде засідання, щоб залучати кожного члена команди та змусити їх внести свій внесок - незалежно від того, добрі чи погані їх пропозиції. Незалежно від того, що це стосується переходу по кімнаті та просто запитувань людей безпосередньо чи чогось більш хитрого, наприклад, метання плюшевої іграшки, важливим є те, що навколо неї пливуть і чують різні ідеї.
6. Переконайтесь, що кожен має шанс підготуватися
Проблема мозкового штурму полягає в тому, що сказати групі людей бути творчим часто найпростіший спосіб знищити будь-яку частину інновацій. Замість того, щоб ставити людей на місце, плануйте заздалегідь. Як тільки ви забронюєте зал для засідань, дайте членам команди якомога більше повідомлення, щоб самостійно придумати одне рішення певної проблеми, а потім під час засідання зосередитись на тому, щоб фактично вибрати найкращий.
Люди набагато частіше придумують кращі ідеї, коли їм дають простір та час, і замість того, щоб сидіти разом у кімнаті, намагаючись забити перший план, який спадає на думку, група може витратити час на обговорення та аналіз який найкращий спосіб дій був би.
7. Змініть налаштування зараз і потім
Пам’ятаєте, коли ви були у школу сонячним днем, а вчитель іноді виводив клас на вулицю, а не змушував усіх жалібно затримуватися у приміщенні? Ну, і ви можете застосувати такий підхід до зустрічей. Насправді, відпочинок у купаному сонцем парку набагато частіше спричинить творчу іскру кожного, ніж тулившись у невеликій бічній кімнаті таупу, ревно дивлячись у вікно.
Звичайно, це не завжди практично, особливо якщо є члени команди, віддалено підключені, наприклад, через Hangouts. Але принцип той самий. Обговорення стратегій під час обіду в Nando's може бути трохи кліше, але принаймні перегляд інший - і WiFi безкоштовний!
Зустрічі - це чудовий спосіб спільної роботи над вирішенням проблем та проблем, а також забезпечення того, як усі знаходяться на одній сторінці та тягнуть у правильному напрямку. Але часто вони можуть позбавити вас від важливіших справ і відчути себе марною тратою часу, особливо коли Роджер із Рахунків щотижня оскаржує свою кухлю.
Натомість, дотримуючись посібника, наведеного вище, ви можете заперечувати багато того, що відвертає людей щодо проведення зустрічей у другій половині дня та зосередження уваги на тому, щоб час, який ви проводите разом у команді, був таким же продуктивним, гідним та успішним, як спочатку були призначені зустрічі. бути.
Чи є у вас інші поради щодо забезпечення безперебійного проведення зустрічей? Повідомте нас у коментарях нижче…
